Wanneer je begint met het zoeken in de online archieven, is het handig om de informatie die je hebt gevonden goed vast te leggen en te documenteren. En met documenteren bedoel ik dat je moet vastleggen waar je de informatie precies hebt gevonden. En dat is meer dan even snel de URL copy/pasten. Vaak zijn er details te vinden over waar in het echte, papieren, archief de informatie terug te vinden is. Deze informatie is belangrijk! Deze zal namelijk niet snel veranderen. Komt dezelfde informatie via een andere website ter beschikking, dan klopt je URL niet meer, maar de informatie over de echte bron zal identiek blijven.
Maar hoe, en waar, leg je dit nu in vast? Er zijn natuurlijk heel veel verschillende manieren en iedere manier heeft zijn eigen voor- en nadelen. Hieronder zal ik een paar van de mogelijkheden benoemen. Een van de dingen die je in je achterhoofd moet houden, is dat je de gekozen methode de komende jaren zal blijven gebruiken.
Een ding is zeker. De keuze die je maakt zal je waarschijnlijk de komende jaren blijven gebruiken. Er zal veel informatie gevonden worden. Er zullen nieuwe bronnen van informatie beschikbaar komen. Deze zal continu aangepast en aangevuld worden. Het is dus van belang een methode te kiezen waarbij je je prettig voelt. Iedere methode heeft zo zijn eigen voor- en nadelen. Hieronder zal ik de verschillende methoden noemen en de, in mijn ogen, aanwezige voor- en nadelen.
Zelf heb ik op basis van deze voor- en nadelen besloten om een combinatie van website en programma te gebruiken. Zo heb ik de voordelen van de website, maar doordat het programma de data uit de website kan gebruiken, heb ik dezelfde data ook op mijn computer staan.
Papier
Voordelen
- Volledig aan te passen naar je eigen wensen
- Tastbaar
Nadelen
- Niet eenvoudig om snel, mooie overzichten te maken
- Kan snel een rommeltje worden
- Gegevens opzoeken kan een flinke klus zijn, vooral wanneer er een flinke hoeveelheid papier is
- Gevoelig voor de ‘elementen’
Spreadsheet
Voordelen
- Vrijwel volledige controle
Nadelen
- Wordt snel erg complex
- Niet eenvoudig om alle data die je gevonden hebt in te plaatsen
- Kan een poosje duren voordat je de voor jou ideale manier van vastleggen hebt bepaald
Programma op de computer
Voordelen
- Alle data op dezelfde manier vastgelegd
- Structuur
- Gegevens waarschijnlijk eenvoudig te doorzoeken
- Vaak gemaakt door/samen met mensen die ervaring hebben met genealogie
Nadelen
- Niet vergeten kopieën te maken van je gegevens!
- Wat als je computer er mee ophoudt?
- Je zit vast aan wat het programma aan mogelijkheden biedt
- Het duurt vrij lang voordat nieuwe functionaliteiten in een programma beschikbaar komen
Website
Voordelen
- Structuur
- Vaak verschillende ‘views’ op de data mogelijk, waardoor het vrij eenvoudig is een overzicht te krijgen van de informatie die je hebt
- Personen die je aan je eigen stamboom wil toevoegen kunnen al door anderen onderzocht zijn, waardoor je soms ineens een complete tak erbij krijgt (het is echter wel de vraag hoe goed deze onderzocht is)
- Vaak is de data ook in te zien via andere apparaten dan alleen een browser
- Vaak is er een API beschikbaar, waarmee ontwikkelaars nieuwe functionaliteiten toe kunnen voegen. Hiermee kunnen dan bijvoorbeeld nieuwe rapporten worden gegenereerd, of op een andere manier naar data worden gekeken.
Nadelen
- Wat gebeurt er met je data als de website ophoudt te bestaan?
- Personen die je er ‘gratis’ bij krijgt zijn wellicht niet goed onderzocht of gedocumenteerd
- Internet connectie nodig om data toe te voegen of te bewerken